Mieux vaut tard que jamais. L'État passe d'une documentation papier à l'administration électronique de documents. Vers la fin des kilomètres de paperasses.
La gestion électronique des documents fait son entrée dans les services de l'État et ce n'était pas trop tôt. Avant, chaque ministère avait sa logique, son système d'archivage et de classement. Aujourd'hui place aux standards et à l'archivage électronique. Une vraie révolution dans le secteur public.
De notre journaliste
Geneviève Montaigu
Aujourd'hui, c'est chacun son système. Chaque ministère et administration disposent d'un système de gestion de documents, d'archivage et de classement propre. Les archives sont toujours essentiellement en version papier et les échanges interministériels souffrent de l'absence de standards de communication et d'information.
Mais ils seront bientôt tous soulagés, fonctionnaires et citoyens, d'apprendre que l'État passe à l'ère électronique. «Pour offrir un service public plus efficace, plus rapide, et en phase avec l'évolution des technologies de l'information, la statégie e-government de l'État se poursuit», annonce Octavie Modert qui a présenté hier la nouvelle gestion électronique des documents (Sidoc) dans les ministères et les administrations.
«Bien sûr, il y avait déjà le courrier électronique mais il n'existait aucun standard», explique la ministre comme pour rassurer la presse. Oui, on n'en doute pas alors que les citoyens peuvent déjà communiquer avec les services de l'État via internet et les formulaires en ligne. Mais à l'intérieur des administrations, les échanges étaient moins évidents.
Désormais, dans une administration, un courrier entrant sera scanné et répertorié avec un numéro qui permettra à tous les autres services de consulter l'évolution du dossier. La ministre en charge de la Fonction publique et de la Réforme administrative, a vanté les avantages bien connus d'une gestion électronique des documents : pas de perte ou de détérioration de documents papiers, une meilleure collaboration entre les services, une meilleure traçabilité des modifications successives d'un document, la sécurité car l'accès au document est limité.
Enfin, en dehors de ces atouts sur le plan de la simplification administrative, la réduction des espaces de stockage et de la consommation de papier sont mis en avant. Et, en dernier lieu, mais tout aussi important pour l'État, le passage à l'électronique induira une réduction des personnels et des gains financiers, que la ministre n'a pas pu chiffrer, hier.
Un plus pour le citoyen
«Un aspect important de ce système de gestion électronique est la possibilité de faire du télétravail», relève la ministre. Mais, depuis son domicile, l'usager aussi pourra apprécier la différence. Le Sidoc, lui, assure un suivi de l'évolution de son dossier via guichet.lu, une accélération du traitement de son dossier et une meilleure recherche dans les archives.
À terme, l'ensemble des ministères auront une infrastructure technique commune, des standards communs et une méthodologie commune ce qui devrait largement améliorer les échanges entre les services via intranet.
Il s'agit tout de même d'une centaine de ministères, administrations et organisations totalisant entre 8000 et 10 000 utilisateurs, générant plus de 1,6 km de dossiers par an et produisant des milliers de pages de document par an et par utilisateurs.
La gestion électronique des documents est actuellement mise en fonction au ministère de la Fonction publique, à l'Institut national d'administration publique et au ministère de l'Économie et du Commerce extérieur.
Il le sera prochainement au ministère d'État et, petit à petit, dans toutes les administrations en 2012. Les fonctionnaires disposeront d'un jour et demi de formation pour s'adapter à la nouvelle ère qui leur facilitera la tâche. Et pour les citoyens, tout devrait être plus rapide.
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| Le nouveau système de numérisation des documents doit permettre de mettre fin au 1,6 km de dossiers produit actuellement par la centaine de ministères, d'administrations et d'organisations publiques (Photo: Pierre Matgé) |
Mieux vaut tard que jamais. L'État passe d'une documentation papier à l'administration électronique de documents. Vers la fin des kilomètres de paperasses.
La gestion électronique des documents fait son entrée dans les services de l'État et ce n'était pas trop tôt. Avant, chaque ministère avait sa logique, son système d'archivage et de classement. Aujourd'hui place aux standards et à l'archivage électronique. Une vraie révolution dans le secteur public.
De notre journaliste
Geneviève Montaigu
Aujourd'hui, c'est chacun son système. Chaque ministère et administration disposent d'un système de gestion de documents, d'archivage et de classement propre. Les archives sont toujours essentiellement en version papier et les échanges interministériels souffrent de l'absence de standards de communication et d'information.
Mais ils seront bientôt tous soulagés, fonctionnaires et citoyens, d'apprendre que l'État passe à l'ère électronique. «Pour offrir un service public plus efficace, plus rapide, et en phase avec l'évolution des technologies de l'information, la statégie e-government de l'État se poursuit», annonce Octavie Modert qui a présenté hier la nouvelle gestion électronique des documents (Sidoc) dans les ministères et les administrations.
«Bien sûr, il y avait déjà le courrier électronique mais il n'existait aucun standard», explique la ministre comme pour rassurer la presse. Oui, on n'en doute pas alors que les citoyens peuvent déjà communiquer avec les services de l'État via internet et les formulaires en ligne. Mais à l'intérieur des administrations, les échanges étaient moins évidents.
Désormais, dans une administration, un courrier entrant sera scanné et répertorié avec un numéro qui permettra à tous les autres services de consulter l'évolution du dossier. La ministre en charge de la Fonction publique et de la Réforme administrative, a vanté les avantages bien connus d'une gestion électronique des documents : pas de perte ou de détérioration de documents papiers, une meilleure collaboration entre les services, une meilleure traçabilité des modifications successives d'un document, la sécurité car l'accès au document est limité.
Enfin, en dehors de ces atouts sur le plan de la simplification administrative, la réduction des espaces de stockage et de la consommation de papier sont mis en avant. Et, en dernier lieu, mais tout aussi important pour l'État, le passage à l'électronique induira une réduction des personnels et des gains financiers, que la ministre n'a pas pu chiffrer, hier.
Un plus pour le citoyen
«Un aspect important de ce système de gestion électronique est la possibilité de faire du télétravail», relève la ministre. Mais, depuis son domicile, l'usager aussi pourra apprécier la différence. Le Sidoc, lui, assure un suivi de l'évolution de son dossier via guichet.lu, une accélération du traitement de son dossier et une meilleure recherche dans les archives.
À terme, l'ensemble des ministères auront une infrastructure technique commune, des standards communs et une méthodologie commune ce qui devrait largement améliorer les échanges entre les services via intranet.
Il s'agit tout de même d'une centaine de ministères, administrations et organisations totalisant entre 8000 et 10 000 utilisateurs, générant plus de 1,6 km de dossiers par an et produisant des milliers de pages de document par an et par utilisateurs.
La gestion électronique des documents est actuellement mise en fonction au ministère de la Fonction publique, à l'Institut national d'administration publique et au ministère de l'Économie et du Commerce extérieur.
Il le sera prochainement au ministère d'État et, petit à petit, dans toutes les administrations en 2012. Les fonctionnaires disposeront d'un jour et demi de formation pour s'adapter à la nouvelle ère qui leur facilitera la tâche. Et pour les citoyens, tout devrait être plus rapide.
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